Hallo, ich nutze PDF-Rechnung (Shop 12R) schon seit einigen Jahren und bin damit zufrieden. Wenn ein Kunde im Shop etwas gekauft hat, lässt sich mit einem Klick eine Rechnung erstellen. Einfacher gehts nichtmitdreiAusrufezeichen. Man kann sie dann ausdrucken oder auch per E-Mail versenden etc. Allerdings nutze ich die Shopvariante, dass der Vertrag sofort zustande kommt bzw. bei Erhalt der Auftragsbestätigungs-E-Mail des Kunden. Dann sollte natürlich alles korrekt gelaufen sein (der Kunde sollte wissen was und wieviel er gekauft hat). Es kommt natürlich manchmal vor, dass Kunden ausversehen 2 Artikel gekauft haben. Dann melden sie sich per E-Mail und sagen: "Sorry, ich wollte nur 1 x das Teil und nicht 2-mal, kann man das ändern?".
Ja kann man. Bevor die PDF-Rechnung erstellt wird, kann man in dieser die Versandkosten, die Kosten/Preis des Artikels sowie auch die Anzahl des Artikel verändern (rechnet das Programm autom. aus). Man kann auch die Produktbeschreibung des Artikels verändern z. B. von Ölfilter in Bowdenzug oder von Hose in Jacke. Allerdings kann man nachträglich händisch keine zusätzlichen Artikel hinzufügen. Also mehr Artikel (zusätzliche Zeilen) mit extra Preis dazunehmen geht nicht (diese Möglichkeit habe ich jedenfalls noch nicht gefunden). Wenn ein Kunde aber eine Hose bestellt hat und er möchte (seltenerweise nach dem Kauf) noch ein paar Socken dazu, dann muss man die Socken halt in der einen Zeile der Hose packen und schreiben: "Hose + 1 paar Socken" = Betrag XYZ (den man beliebig verändern kann). Man kann dem Kunden also, nachdem er sich gemeldet hat/falsch bestellt hat, sagen: "Überweisen Sie einfach 15 € zusätzlich" (Aufpreis zu der Summe in der Auftragsbestätigung) und schon kommen die Socken mit ins Paket, und die Rechnung stimmt auch einigermaßen (Produkt-ID der Socke fehlt natürlich oder müsste man noch mit in die Zeile packen) per Mausklick. Ändern muss man aber bevor die Rechnung erstellt wird, also bevor man auf "Rechnung anzeigen" klickt. Wurde die Rechnung einmal erstellt, kann Sie nicht mehr geändert werden (ohne ins Eingemachte zu gehen) bzw. kann nur noch angezeigt werden (auch Jahre später noch).
Hat man die Rechnung schon kurz nach dem Kauf erstellt und der Kunde meldet sich erst Stunden später das er noch was dazu/weniger haben möchte, dann ist das natürlich blöd (Rechnung kann nicht mehr verändert werden und Rechnungs-Nr. wurde vergeben). Dann kann man nur noch die erstellte Rechnung ignorieren und händisch z. B. per Excel eine neue erstellen. Das klappt natürlich alles nur gut, wenn der Kunde "Überweisung" gewählt bzw. noch nichts überwiesen hat. Wenn er Paypal gewählt hat ist i. d. R. nach dem Kauf die Zahlung Sek. später auch erfolgt. Die Summe der Rechnung kann man nun natürlich vor der Erstellung auch ändern, dann stimmt aber die schon gezahlte Summe per Paypal mit der Rechnungs-Summe nicht überein. Dies verkompliziert das Ganze und man müsste nun 2 Paypal-Zahlungs-Eingänge mit einer Rechnungs-Summe in "Einklang" bringen. Kann man aber auch machen. Mit dem Rechnungs-Programm lässt es sich gut arbeiten, wenn jetzt nicht allzu komplizierte Waren verkauft oder nur wenig Produke pro Bestellung gekauft werden. Die meisten Kunden wollen ja nächträglich nichts mehr geändert haben bzw. ist das Ändern eher selten.
Bei höherem Bestellwert nachträglich die Versandkosten erlassen geht also. Einfach vor Rechnungs-Erstellung die Versandkosten in der Auftragsverwaltung auf 0,0 € setzen. Danach den Shop nochmal neu abrufen - den Server auf "neue Aufträge" überprüfen - damit die Änderungen greifen/gespeichert werden. Macht man dies nicht oder vergisst es, werden die Änderungen nicht übernommen und die Rechnung wird so erstellt wie der Kunde im Shop gekauft hat.
Lässt sich damit im Alltag effizient Arbeiten? Naja, kommt immer darauf an, was man im nachhinein mit der Rechnung noch machen will. Meistens ja nur noch ausgedruckt dem Steuerberater zukommen lassen oder auch mit ins Paket legen. Problemlos möglich. Manche Kunden haben Ihre Rechnung verbummelt und melden sich nach 6 Monaten bzw. wollen diese nochmal per E-Mail gesendet haben. Problemlos möglich: Einfach in der Auftragsbestätigung bei dem entsprechenden Auftrag (Auftrags-Nr. XYZ kann man per Suche schnell finden) "E-Mail an diesen Kunden" wählen -> "Rechnungsversand" (Rechnung zu Ihrer Bestellung), absenden und Sek. später hat der Kunde die Rechnung.
Positionen anpassen? Geht also auch (sofern diese Pos. vorhanden sind).
Mein Fazit: Für einfache Shops reicht die PDF-Rechnung. Warenwirtschafts-Programme sind ja auch nicht ganz billig und das muss sich mit dem Shop rechnen. Die PDF-Rechnung ist ja ziemlich günstig und funktioniert, funktioniert und funktioniert. LG Christian
