Hallo Christian
zuerst nochmals danke für deine ausführliche und interessante Antwort.
Wie versprochen haben wir deine Ausführungen intern etwas analysiert, um zu prüfen, ob wir vielleicht einen Denkfehler haben. Gemeinsam mit meinem Kollegen haben wir geschaut, wo unsere tatsächlichen Bedürfnisse im Alltag liegen.
Beim Lesen hatte ich den Eindruck, dass du das Thema Rechnungsstellung sehr pragmatisch angehst und deshalb eher wenig Handlungsbedarf siehst. Das ist natürlich nachvollziehbar – wenn eine Rechnungsnummer einmal vergeben ist, sollte sie aus buchhalterischer und steuerlicher Sicht grundsätzlich nicht mehr veränderbar sein. Eine Stornierung bleibt davon selbstverständlich unberührt.
Unsere Shopsituation ist allerdings etwas speziell: Es handelt sich um klassische Sammler-Shops. Häufig passiert es, dass ein Kunde etwas bestellt und kurz darauf merkt, dass er noch einen weiteren Artikel möchte, den er z. B. bei uns im Showroom gesehen hat. Genau dieser Artikel ist dann aber oft gar nicht im Shop erfasst.
Aktuell umgehen wir das teilweise pragmatisch, indem wir im Auftrag ein zusätzliches Shop-Produkt „reinziehen“, das eigentlich nichts mit dem bestellten Artikel zu tun hat, und dieses dann auf den tatsächlich gewünschten Artikel abändern. So erhalten wir am Ende eine saubere Rechnung. Technisch funktioniert das – elegant ist es aber nicht.
Formal bleibt ja trotzdem bestehen: Verkauft werden können nur Artikel, die im Shop angelegt sind. Alles andere ist „nicht möglich“, außer man erfasst den Artikel erst nachträglich im Shop. Bei unserem Sortiment (Antiquitäten, Sammlerware, viele Einzelstücke) bedeutet dieser zusätzliche Schritt jedoch einen unverhältnismäßigen Aufwand.
Dazu kommt, dass nicht jeder unserer Shops an eine Warenwirtschaft angebunden ist bzw. Debitoren nicht automatisch bei Zahlung ausgebucht werden. Eine korrigierte Rechnung zu erstellen ist organisatorisch also machbar – das eigentliche Problem ist weniger die Buchhaltung als der Weg dorthin über das Shopsystem.
Man könnte natürlich argumentieren: Der zusätzliche Artikel aus dem Showroom hat mit der ursprünglichen Shop-Bestellung streng genommen nichts zu tun – es sind zwei getrennte Geschäfte. Für den Kunden und auch für uns als Betreiber sieht das aber anders aus: Der Kunde möchte bequem alles zusammen bestellen, und wir würden das gern in einer Rechnung abbilden können. Für solche Fälle wäre es sehr praktisch, wenn man in einer bestehenden Rechnung einfach zusätzliche Positionen ergänzen könnte, ohne mit „Dummy-Artikeln“ arbeiten zu müssen.
Auch die Darstellung der Rechnungen lässt aktuell zu wünschen übrig. Möglicherweise haben wir hier Konfigurationsmöglichkeiten noch nicht optimal genutzt – für Hinweise wären wir dankbar.
Komplizierter wird es, wenn bereits per Kreditkarte oder PayPal bezahlt wurde. Dann bleibt praktisch nur der Weg über eine Gutschrift, also Rechnung stornieren und neu erfassen. Das ist aufwendig, aus buchhalterischer Sicht aber vermutlich der einzig saubere Weg.
Wie die konkreten steuerlichen Anforderungen in Deutschland im Detail aussehen, weiß ich nicht. Bei uns in der Schweiz ist meist eine doppelte Buchhaltung erforderlich. Unabhängig davon ist für unsere internen Abläufe die klassische PDF-Rechnung nicht immer die optimale Lösung. Das E-Rechnungs-Plugin nutzen wir nicht, daher können wir nicht beurteilen, ob dort inhaltlich weitere Verbesserungen eingeflossen sind – vermutlich liegt der Fokus dort eher auf der elektronischen Schnittstelle.
Was mich ebenfalls interessieren würde: Wie handhabst du Folgebelege wie Lieferscheine, Mahnungen usw.? Läuft das bei dir manuell oder über vorbereitete Mails oder gar über ein externes Programm.?
Und ehrlich gesagt wundert es mich etwas, dass sich bisher nicht mehr Shopbetreiber zu diesem Thema geäußert haben – so selten dürfte diese Situation doch eigentlich nicht sein.
